忙しすぎてどうしようもないときのチェックリスト。仕事ができる人との違いはなに?

忙しくてどうしようもないときって、目の前の仕事を片づけることで精一杯になりがち。

でも、仕事ができる人ほど忙しいタイミングでも自分のペースを掴んでいます。

できることなら同じようにしっかりと仕事をこなしたい……!

今回は忙しいときほど忘れがちな 自分のペースで仕事をこなすためのチェックリスト を作りました!

 

仕事ができる人は忙しいときでもチェックができている

仕事がたてこみすぎて忙しい……誰しもそんな思いをしたことがあると思います。

でも、仕事ができる人は忙しいときでも軌道修正をするのが上手。

それぞれチェックポイントをもっていて、良くない習慣を繰り返していないか確認しているからです。

具体的には以下のようなポイントをチェックしています。

  • 「忙しい」というだけの人になっていないか
  • 締切意識を忘れていないか
  • 優先順位を確認できているか
  • ゴールを見間違えていないか
  • 断りベタになっていないか
  • プライベートを求める気持ちがあるか
  • 相手の期待値をコントロールできているか
  • まわりとの意思疎通はできているか
  • 仕事環境は確保できているか
  • 現状で満足していないか
  • 自分の機嫌はとれているか

順番にチェックしていきましょう!

 

「忙しい」というだけの人になっていないか

 

どうしようもなく忙しいと、ついついそれを口にだしてしまうかもしれません。ですが、あまりにも忙しいと口にしていると、必要以上に焦ったり話しているだけなのに仕事を消化した気分になったりしませんか?

そもそも仕事ができる人は「忙しい」と口にだしていません。「忙しい」発言=今以上の仕事はできない、というアピールだと思っているからです。

普段から忙しいと言いがちな人はいったんそれを辞めてみましょう。「まだまだできる」という意識をもてば、焦ることなく仕事にむかえるかもしれません。

 

締切意識を忘れていないか

 

仕事ができる人は いつまでに絶対に終わらせる、という意識 があります。結果的に前倒しで仕事を済ませることや、複数の仕事を並行して効率よく終わらせることができます。

「○○時くらいに終わればいいな」など、終了時間への認識が甘いと、ダラダラと作業してしまい仕事がたてこんでしまいがちです。

忙しくなればなるほど締切へのこだわりで差がつきます。絶対に終わらせるというプライドがすり減っていないか確認しましょう。

 

優先順位を確認できているか

 

仕事ができる人は物事の優先順位がハッキリしています。仮に緊急の案件やトラブルが入ってもササッと対応して、仕事も終わらせることができます。

忙しさに追われる人は普段から物事の優先順位が曖昧。イレギュラーな用事が起きるたびに何から手をつければいいかわからなくなってしまいます。

今自分が抱えている仕事の優先順位を見つめなおしてみましょう。重要なものから順番に終わらせれば、案外ムリなスケジュールではないかもしれません。

 

ゴールを見間違えていないか

 

できる人は仕事のゴール設定が明確です。なんのための仕事なのか、最終の完成物はどんなイメージなのか、しっかりと理解ができているんですね。そのため、最短距離で終わりまで駆け抜けることができ、やり直しの手間などが最小限で済みます。

なぜか終わらないプロジェクトはゴールを明確でないことが多いです。そのせいで本当はやらなくてもよかった仕事に時間をとられてしまったり、やり直しが多かったり、結果的に仕事が終了するまでにかかる時間が増えてしまうのです。

仕事のゴールは上司と確認しあって、しっかりと共有するようにしましょう。

 

断りベタになっていないか

 

他の人の仕事を手伝いすぎて忙しい人もなかにはいます。

仕事ができる人はみんな断り上手。自分しかできない仕事をしっかり見極めているので、相手の仕事を奪うこともしないのです。

怒りながら断る必要はありません。ですが自分の仕事を疎かにしないよう、自分の仕事内容を共有したり上司に判断をあおいだりするのもいいですね。

 

プライベートを求める気持ちがあるか

 

仕事ができる人はプライベートも充実しています。「プライベートの時間は絶対にとる」という意識があり、その時間を大切に扱っているからです。

「プライベートの時間がとれたら嬉しいな」くらいの考えだと、いざとなれば犠牲にして仕事をすればいいやと思ってしまう。

自分が犠牲になればOKという考えだといつか限界がきてしまいます。個人の仕事でもワークライフバランスをしっかりと考えるようにしましょう。

 

相手の期待値をコントロールできているか

 

できる人は仕事を受ける段階で相手の要望をよく聞いたり、自分の実力を正直に伝えて 期待値をコントロール しています。

相手が「これくらいの成果がでるだろうな」と思った通りのものか期待以上のものをつくるため、手直しがほとんどありません。仕事をお願いした方も嬉しいので褒められることも多く、モチベーションもキープできます。

手直しばかりで仕事が滞っている人は、もしかしたら受けるタイミングでのやり取りがうまくいっていなくて、相手の期待を超えられていないのかもしれません。

「最近、褒められていないな」「感謝されていないかも」と感じたら要注意。相手の期待値をコントロールできているか意識してみましょう。

 

まわりとの意思疎通はできているか

 

どうしようもなく忙しいときは、まわりとの意思疎通ができていないことが多い です。

絶対に承諾を得なくてはいけない関係者への連絡が後回しになっていたり、部下への指示が曖昧になっていたり。そういう細かいコミュニケーションをしっかりとしておくと、ミスの発生率がさがりますし物事がスムーズに進みます。

また仕事ができる人はそういう意思疎通を自分を主体に行います。電話も自分からかけるため時間を奪われることが少なく、個人のスケジュール管理も楽なのです。

 

仕事環境は確保できているか

 

仕事ができる人は環境の確保も上手 です。集中できる場所や考え事をする時間帯などをしっかりと用意しているので、気持ちを切り替えることができます。

いつも仕事している場所が散らかっている人は要注意。テスト前に片付けがしたくなる現象と同じように、気が散ってしまい仕事に手がつかなくなってしまいます。

仕事道具をきちんとまとめて保管したり、お気に入りの作業スペースを見つけるのもいい方法ですね。

 

現状で満足していないか

 

仕事ができる人は学習意欲の高い人が多い です。忙しかったとしても「もっと効率的な方法はないか」「ほかに工夫できるポイントはないか」などとチャレンジを繰り返しています。

時間がたてばたつほど求められるものは増えていきます。「これくらいでいいか」と低いレベルで満足していると急にグッと仕事がまわらなくなってしまうこともあります。

つねに学習意欲をもって経験を活かすように心がけましょう。

 

自分の機嫌はとれているか

 

最後に、仕事ができる人は自分の機嫌の取り方を知っています。

やる気がでないタイミングや気分が落ち込むことは誰にでもあるもの。大切なのは、いかにスムーズに気持ちを切り替えるかです。

しっかり睡眠をとれば元気になるとか甘いものが効果的とか、機嫌の取り方はひとそれぞれ。忙しい状況や集中できないタイミングをしかたがないと受け入れるのではなく、自分で打破する方法を見つけましょう。

 

忙しくてどうしようもない時こそ成長のチャンス

 

忙しくてどうしようもないと感じていた人は、何か解決の糸口が見つかったでしょうか?

仕事ができる人の行動を観察してみると、理にかなったポイントがたくさんあります。

何がきっかけであっても「忙しい」と感じたときは改善し成長するチャンス。ぜひ普段のあなたの生活を見直して、仕事ができる人になりましょう!

(執筆:鮎川ゆま 編集:中馬さりの)

 

EDITOR 中馬さりの

ライター・編集者

旅暮らしするフリーライター。1992年、東京生まれ。高校在学中にライター業を開始。文化女子大学服装学部を卒業後はアパレルメーカーで広報を経験。2016年からフリーライターとして活動を開始。多数のメディアへの寄稿、編集業務を担当中。