正しい敬語を使えていますか? vol.5 どちらが丁寧?「すいません」と「すみません」

隣の席の先輩から、注意された 3 つのポイント。今回の問題点はどこにあったのでしょうか。

 

「すいません」ではなく「すみません」


ビジネスの場では、「すいません」よりも「すみません」を使ったほうが良いでしょう。「すいません」が明確にダメなわけではありませんが、使うシーンや丁寧さなどを勘案すると「すみません」を使います。
「すみません」は、相手に対して悪いと思っていることを伝える語「すまない」を丁寧にしたものです。
中には語調を整えたり、語勢を添えたりするような意味で「あいすみません」と言う人もいますが、今では珍しい言い方になっています。


また、「すみません」は「申し訳ありません」と言うこともできます。
電話対応のシーンであれば、「申し訳ありません、あいにく山田は外出しております」などと使うことができますね。


一方で、何かをお願いするときに使う「すみません」は「恐れ入ります」と言うことができます
「すみませんが、こちらにご記入頂けますか」は、「恐れ入りますが、こちらにご記入頂けますか」と言い換えられます。

 

「お休みを頂いております」よりも「休みを取っております」


出勤日だとしても何かの事情で急遽休むことがありますよね。

そんなときに、電話をかけてきてくださった相手に迷惑をかけているから丁寧に言おう。そんな気持ちから、「お休みを頂いております」と言ってしまいそうになります。


この場合は、「休みを取っている」ということをお伝えすればいいわけですから、「休みを取っております」と言うのが自然ですね。


また、「今日」というより「本日」と言うほうが、より丁寧な言い回しです。
先の「すみません」と組み合わせて言うと「すみません、本日は休みを取っております」となりますね。


電話をかけてきた人との関係性もありますが、基本的に休んでいる理由を伝える必要はありません。体調不良、身内の不幸、子供の入学式、健康診断。いろんな理由で休むことがあるでしょう。特に社外の人には「休みを取っております」と伝えるだけで十分です。


また、休みの期間が分かっていれば、「15日まで休みを取っております」、「休みを取っており、来週の月曜日から出社致します」などと伝えるのも親切ですね。

 

「△△に申し上げておきます」は「△△に申し伝えておきます」

電話対応で、休みであることを伝えたり、席を外していることを伝えたりすると、次に何を言ったらよいか分からず、無言になってしまうことはありませんか。


そんなときは、「お急ぎのご用件でしょうか」や「差支えなければご用件をお伺いしますが」や「代わりに同じチームの□□ならおりますが」などと相手の方に尋ねたり、「折り返し、こちらからお電話差し上げます」と言ったりしてもよいでしょう。


今回は、伝言をお願いされ、電話を切る前のことです。
先ほどの伝言は、ちゃんと上司の△△に伝えます。という意味で、「△△に申し上げておきます」と言ってしまいました。


「申し上げる」は「言う」の謙譲語です。自分の立場を下げることによって、相手を立てることができるのが謙譲語ですね。
この場合の「申し上げる」は上司である△△さんを立てていることになります。
社外の方からかかってきた電話なので、上司を立てる必要はありません。


この場合は「△△に申し伝えておきます」と言うようにしましょう。

 

電話を切るときのマナー


電話はかけてきた方が切った後に、切るようにします。また、こちらから電話をかけた場合、受話器を電話に戻して切るのではなく、受話器を置くところにあるボタンを手で押して切るようにします。
携帯電話やスマートフォンの場合はボタンで切れますが、オフィスに置いてある電話の場合、切るときに受話器が本単に当たり「ガチャッ」と大きな音がしてしまうためです。


アニメやコミックなどで、勢いよく受話器を置くシーンがありますが、相手には大きな音で「ガチャッ」と聞こえています。そうしないために、まずは手で電話を切ることです。
実際に「ガチャッ」と切られると、不快な思いになりますよ。


また、電話を受けるときは、メモとペンは用意しておきましょう。そこには相手の名前だけでなく、会社名や、用件、電話を受けた日時、折り返しの場合は電話番号を書くようにします。

 


手軽な連絡手段の電話。かかってきたその場での丁寧な対応が、会社の評判にもつながってきます。
定番のフレーズを覚えることで、スムーズな電話対応がしやすくなります。これで社会人ルーキーからも卒業ですね。

WRITER にーち

イラストレーター

イラスト・漫画を描いたりしてる人。
お絵かき・料理・ゲーム・お酒・オカルトが大好きな超インドア派女子。