【ビジネスマナー向上講座】vol.3 あなたが伝えたいのは報告?連絡?相談?

新入社員がよく聞く言葉に「報・連・相」があります。

報・連・相とは、「報告」「連絡」「相談」の3つをまとめたものです。

研修の場や、新人指導の中で使われることが多いキーワードになっています。

今回は、報・連・相について紹介します。

 

報・連・相とは

「報・連・相」という言葉が生まれたのは35年以上も前のことと言われています。当時は、報告や連絡、相談といったことができる風通しの良い職場をつくる手段でした。

近年では、コミュニケーションのスキルや、業務の効率化などを目的に「報・連・相」と言われることが増えています。

まずは、「報・連・相」の意味から見ていきましょう。

報告…指示・依頼されたことに対して、途中経過や進捗状況を伝えること
連絡…自分の意見や考えは含めず、関係者へ情報を共有すること
相談…業務上の判断が困難なときに、上司や先輩に意見を聞き、助けてもらうこと

例えば「報告」は、上司から指示された業務に対して「ここまでできました」や「今はこんな感じです」と伝えることです。その都度、上司に聞かれることもあれば、月末などに定期的に報告することもあります。

「連絡」の第一の目的は情報共有です。その際に自分の意見や考えは区別して伝えるようにします。内容を正確に捉えて、それを正しい人に伝えることが重要になりますね。社内では上司・部下に関係なく、誰もが連絡する側・連絡される側になるので注意が必要です。

「相談」は、困っているときに意見やアドバイスを求めることです。例えば指示・依頼されたことが想定とは大きくずれてしまっている場合や、自分で決断するには不安がある場合に相談します。中には報告と同じタイミングで相談し、この先の取り組みについて助言してもらうこともあります。

「報告」なのか「連絡」なのか「相談」なのか、それはあなたが「誰」に「何」を伝えるか、内容や目的によって変わってきます。

 

「報・連・相」は難しくない

ここまでの話で、なんとなく「報・連・相」って難しい、と思った方もいるのではないでしょうか。社会に出て、いきなり「報・連・相」だ、と言われると、確かに構えてしまうかもしれません。

とはいえ、日常生活においても、「報告」「連絡」「相談」をすることがありますよね

例えば「パンと牛乳を買ってきておいて」と頼まれたことに対して「パンと牛乳買ってきたから、テーブルに置いておくね」と言えば「報告」になります。

「道が渋滞しているので、約束の時間より15分ほど遅れます」というのは「連絡」ですね。

「スマートフォンを新しいモデルにしようと思うんだけど、どれがいいのか分からないんだよね」と言えば「相談」になります。

意外と日常生活でも使っている「報告」「連絡」「相談」、これを会社でうまく使っていくには、何に気を付ければよいのでしょうか。

「報・連・相」で気を付けることは、大きく次の5つです。

1. 伝える目的
2. 伝えるタイミング
3. 伝える対象者
4. 伝える手法
5. 伝える内容

ひとつひとつ解説していきます。

・伝える目的

伝える目的とは、「報告」「連絡」「相談」のどれをあなたがしたいのか、ということを始めに明確にしておく必要があります。

・伝えるタイミング

伝えるタイミングは2つのタイミングがあります。
1つは伝えたいことのタイミングです。締め切りが迫っているのであれば、できるだけ早く相談したほうがいいでしょう。対応が遅くなれば遅くなるほど、アドバイスや代替案が少なくなってくるものです。
もう1つは伝える相手のタイミングです。上司や先輩が話を聞く余裕のある時間帯を狙うほうがいいですね。その他にも、指示された案件に関わる打ち合わせ前や、社内の大きな会議前に情報を伝えて判断を仰ぐこともあります。

・伝える対象者

伝える対象者や、プロジェクトの関係者は誰なのか。これを把握しておく必要があります。例えば「Aプロジェクトのミーティング、18日の14時に決まったから、みんなに連絡しておいて」なんていう指示もあるでしょう。この場合、誰に「連絡」するのか、ということを判断する必要があります。伝える対象者が誰なのか、気を付けなければなりません。

・伝える手法

あなたの会社では、社内・社外のコミュニケーションツールは何を使っていますか。メールやチャットツール、掲示板などでしょうか。それらを目的に合わせて使いましょう。
すぐに返事が欲しいのであれば直接聞くことが一番ですね。伝える対象者が複数いるならメールや掲示板を使うか、会議の場で伝えることが効率的です。
また、伝える対象者が社内にいるのか、外出しているのかによってもツールは変わってきます。その時に、一番合ったものを選択し「報・連・相」をする必要があります。

・伝える内容

「報・連・相」は伝えたいことが正確に伝わるようにしないといけません。そのためには、できるだけ具体的に、主語や述語、時間の経過をきっちりと説明する必要があります。失敗したことや間違えたことは話しづらいですが、包み隠さず正確に話をすることで、スムーズに問題が解決しますので、きっちり伝えましょう。

 

上司や先輩とのコミュニケーションツールとして「報・連・相」を活用していきましょう。業務に困ったら相談し、何か依頼されていることがあれば報告することで、自分自身の業務がスムーズにいきますね。
会社で働いている以上、上司や先輩、同僚や部下とのコミュニケーションは必須です。円滑に業務を進めるためにも、「報・連・相」のスキルは身に着けておくこと間違いなしです。

あなたが伝えたいことは「報告」ですか、「連絡」ですか、それとも「相談」ですか。

 

画:あんじゅ先生

Twitter:@wakanjyu321

WRITER BELLAGIO Plus編集部

編集部員

BELLAGIO PLUS編集部の中の人達。何人いるか分かりませんが、みんな一生懸命書いています。