【ビジネスマナー向上講座】vol.4 正確に分かりやすく伝えるには?大切なポイント5つ

前回は、報告・連絡・相談の重要性についてお伝えしました。そこにプラスして重要なことは、「伝えたいことを正確に伝える」ことです。

どれだけ報・連・相をしても、あなたの伝えていることが正確に伝わっていないと、報・連・相の精度も下がってしまいます。

今回は、どうやったら「伝えたいことを正確に伝えることができるのか」について5つの項目で説明します。

その5つとは、

  • 情報の事前共有
  • 定量化、数値化
  • 事実か、意見か
  • 何で伝えるか
  • 付加情報で正確に

です。

ひとつひとつ順番にみていきましょう。

 

「情報の事前共有」

相手に話を伝える際、あなたと相手が知っている情報の差を埋める必要があります。相手はあなたと同じ情報を持っていません。あなた自身のスケジュールや、プロジェクトの進行具合など、あなたが当然と思っていることを知らない場合もあります。

 

そのために、まずは何を話すのか、それがどうなっているのか、を本題を伝え始める前に相手に共有する必要があるのです。

本題に入る前に「〇〇の件で相談したいことがあります。」などと、相手に何を伝えるのか、具体的にするためにも、事前に情報共有をしましょう。

 

 

「定量化・数値化」

正確に分かりやすく伝えるには、具体的な状況を説明する必要があります。そのためにすることはは「定量化、数値化」です。

例えば「締め切りをちょっと過ぎてしまいそうなんです」と相談しても、”ちょっと”がどれくらいか分かりません。その”ちょっと”が「1時間」なのか「3日」なのか、対応が変わってくるでしょう。

具体的に「締め切りを1時間ほど過ぎてしまいそうなのですが」と相談したほうが相手に状況がしっかりと伝わります。

「ちょっと」や「すごく」などというよりも、「前年比15%」や「3時間」などと数値で伝えるほうがいいですよね。

 

これは、口頭で伝える場合でも、メールやチャットで伝える場合でも同じです。

待ち合わせの約束をしていて、相手から「ちょっと遅れそう」とだけメッセージをもらうと、”ちょっと”ってどれだけだよ、、、とイライラしてしまった経験はありませんか。具体的に「30分遅れそう」と言ったほうが、「その間に〇〇ができるかもしれない」と、相手にとっても親切ですね。

 

ただ、数値化することで日常に馴染みのない数値になることもあります。そんなときは、別の分かりやすいものに置き換えるのもいいですね。「すごく広い」と言うよりも「大阪城公園の3倍」と伝えたほうが具体的なイメージになるのではないでしょうか。

 

「事実か、意見か」

何かを伝えるにあたって、それは「事実」なのか、「意見」なのかは区別するようにしましょう。

議事録で、「A案のほうがいいと思います」と書いてある場合、それは、”わたし”の意見なのか、会議内で誰かが言った言葉なのか、分かるようにしましょう。

情報を正確に伝えるためにも、それ自体が事実なのか、意見なのか、は、区別する必要があります。

 

「何で伝えるか」

相手に伝える手段としては、口頭、電話、メールやチャットなどがあります。相手への緊急度、重要度によって、一番よい方法を選ぶ必要があります。

 

メールを送信しておくだけでいいのか、返事をもらったほうがいいのか。

電話がいいのか、チャットツールがいいのか。

集合場所の住所などは、メールで送ったほうが相手にメモしてもらう手間が省けますし、文字として残ります。

急ぎで相手からの判断がほしいときは、直接行ったり、電話で判断を仰ぐほうがいいですね

 

 

「付加情報で正確に」

同じような言葉や、勘違いしやすいものはたくさんありますんが、それも正確に伝える必要があります。

電話で「たけださん」と伝えても「武田さん」なのか「竹田さん」なのか、分からないですよね。”武士の「武」です”、“松竹梅の「竹」です”というような情報を付け加えて、相手に間違えないようにしてもらいましょう。

 

他に間違えやすい例としては、日にちや場所などがあります。

「5月18日の件」と伝えるより、「5月18日(土)の件」と伝えたほうが情報の間違いが少なくなります。「日曜日だと思っていました」なんて勘違いされないように、情報をプラスして相手に伝えるのがよいでしょう。

また、待ち合わせの場所なども確実に伝わるような工夫ができますね。

「甲子園口駅に集合です」と伝えるのではなく、「JRの甲子園口に集合です」と伝えることで、阪神の甲子園駅と間違えることが防げます。もちろん駅名は違いますが、似たような名前がある場合は、確実に認識してもらうためにも情報をプラスすることをおすすめしまう。

勘違いの原因を取り除くことが、正確に伝えることにつながるのではないでしょうか。

 

報・連・相だけでなく、自分の意見や気持ちを相手に正確に伝えることは重要です。それはビジネスの場だけでなく、プライベートでも重要です。お互いの勘違いがないように、伝えたいことが正確に伝わるように、今回の5つのポイント

  • 情報の事前共有
  • 定量化、数値化
  • 事実か、意見か
  • 何で伝えるか
  • 付加情報で正確に

を再度確認してみてください。

 

WRITER BELLAGIO Plus編集部

編集部員

BELLAGIO PLUS編集部の中の人達。何人いるか分かりませんが、みんな一生懸命書いています。