新人に指示をだすコツとは?伝え方が上手い人の9つの法則

「指示通りにやったのになんで怒られるの?」

「この先輩の言ってること意味わかんない……。」

新人のころ、誰でも一度はそんな風に感じたことがあるのではないでしょうか。

指示がわかりにくい上司や先輩って、後輩からするととんでもなく迷惑ですよね。

 

でも、人に指示をだすのって実はすっごく難しい……!

 

とくに新人さんは、職場で当たり前に行われていることがわからない。

ものの置き場所や順序、一般的マナーさえ知らない場合があります。

 

今回はそんな新人にも「指示がわかりやすい」「教え方が上手」と思われる、伝え方&指示だしのコツをまとめました。

 

コツ1.一文を短く説明する

 

「契約書はファイルに入れて、ファイルは棚にしまって、普段は棚の右上にあるから~~~」というように、ダラダラと続いた説明はわかりにくくなってしまいます。

 

「契約書はこのファイルに入れておいてください。ファイルは右上の棚にしまっておきましょう。」というように、短い文を組み合わせて説明するように意識しましょう。

 

コツ2.イメージではなく「具体的」に指示をだそう

 

指示をだすときはできるかぎり具体的に伝えましょう。

 

【悪い例】

・いい感じにまとめておいて

・ちょうどいいくらいに補充しておいて

・その辺においておいて

 

【良い例】

・何時までに何枚組にしておいて

・目盛りがいっぱいになるまで補充しておいて

・バックヤードの1番奥の棚の、同じものがある場所に重ねておいて

 

「いい感じ」「ちょうどいいくらい」など、人によって差がでる表現はわかりにくいです。

少しくどくても、指示は具体的に伝えましょう。

 

コツ3.聞かれたことから先に答えて伝えよう

 

業務のなかで後輩から質問されたり指示を求められたりすることもあります。

そのとき、話がわかりやすい人は聞かれたことから先に答えてくれます。

 

例えば、「どういう順番でお客様に対応したらいいですか?」と聞かれたとします。

 

話がわかりやすいひとは「A席、C席、B席の順番に対応してください」とシンプルに指示をだしてくれます。

でも、話がわかりにくいひとは「A席のひとは困ったお客さんで……、B席のひとはイケメンだよね……」などと、聞かれていないことについての情報ももりこんでしまいます。

 

会話としては楽しいかもしれませんが、いらない情報が多いと指示のわかりやすさは今ひとつ。後輩の疑問にパパッと答えてあげたほうが親切です。

 

コツ4.相手の反応を見て表現の仕方を変えよう

 

自分では当たり前に使いこなしていても、新人さんにはわかりにくい表現もあります。

 

特に、お店特有や業界の専門用語は新人さんにとって難しいものばかり。

一度つかってみて相手の反応が悪かったらわかりやすい表現にかえてあげましょう。

しかし、「共通認識」は大切なこと。「○○という風に使うよ」とフレーズを教えてあげるのも良いでしょう。

 

話がわかりやすい人は、一方的に説明するのではなく相手の反応をみて会話をしています。

 

コツ5.話のスピードは相手の理解のはやさに合わせよう

 

相手の反応をみて表現を変える……とお伝えしましたが、表現と一緒に話のスピード感も意識しましょう。

 

同じ説明内容であっても、相手によって理解のはやさは違います。

話がわかりやすい人は「ここまでは大丈夫そう?」などと確認をはさみ、一方的に説明をし続けないようにしています。

確認を小まめにしておけば、仮に難しい説明だったとしても、「●●までは理解できた。でも××からわからなくなった」と疑問がはっきりするので便利です。

 

なにか説明をするときは、相手の理解のはやさに合わせて話をすすめていきましょう。

 

 

コツ6.理解に役立つ全体像は最初に伝えよう

 

話がわかりやすいひとは理解に役立つ全体像を最初に教えてくれます。

 

例えば、サッカーを知らないひとにルールを伝えるとしましょう。

話がわかりやすいひとは「11人のチームでプレイするゲーム」「ボールを蹴って、相手のゴールにいれたら点がとれる」というように全体の流れから教えてくれます。

でも話がわかりにくいひとはいきなり「反則についての説明」や「延長戦について」など細かい部分から説明しはじめてしまうのです。

 

誰でも全体像がわかっていた方がスムーズに理解できます。

結論から先に話す、ということが非常に大事。

細々した仕事の指示であっても、全体からみたときにどんな役割をもっているのか知っていた方がわかりやすいですよね。

 

コツ7.「こそあど言葉」を避けた伝え方を選ぼう

 

話がわかりやすいひとは「こそあど言葉」をあまり使いません。

 

「こそあど言葉」とは、これ・それ・あれ・どれ といった指示代名詞をまとめたものです。

「これやっておいて」とか「あれをどうにかしといて」など便利でよく使う言葉ではありますが、これを使いすぎると何のことを話しているのかわからなくなります。

 

こそあど言葉はなるべく使わずに、誰にでもわかる具体的な指示を意識しましょう。

 

 

コツ8.指示をだしている最中は脱線しないように

 

指示をだしている最中は他の話に脱線しないようにしましょう。

 

話がわかりにくいひとは、ひとつの説明をしている間に違う話も雑談として含めてしまうことがあります。

話がわかりやすいひとは「ひとつめは午前中の仕事について」「ふたつめは午後の仕事について」といったように、決められた話題が終わってから次の話にうつります。

 

新人さんにはどの話が重要で、どの話は雑談なのか判別することがなかなかできません。前回の話にたちかえり頭のなかを整理するのにも時間をロスしてしまいます。

無駄な話を交えてくれる先輩は親しみやすいかもしれませんが、頼りになる先輩とは別物です。なにか指示をだしている間は話が脱線しないように心がけましょう。

 

コツ9.重要なポイントは強調して伝えよう

 

話がわかりやすいひとは「ここが大事なポイントなんだけどね」と前置きしたり、重要な部分を強調してくれます。

 

指示のなかには絶対にミスしてはいけない部分や確実におさえておきたい要点もあるはず。でも、新人さんからしてみると全ての話が最重要のように感じてしまうものですよね。

 

だからこそ、ここだけは外さないでという部分を強調してあげましょう。メリハリがついて他の部分もすんなり理解できるようになります。

 

指示だしのコツを掴んで頼りになる先輩になろう

 

相手にわかりやすいと感じてもらえる伝え方は、誰かを説得するときや、何かを売りこむときにも大切なスキル。日常生活でも役に立つものです。

また新人さんへの指示だしがうまくなればなるほど、自分の仕事は楽になりますし、信頼も得ることができますよ。

ぜひ、指示だしのコツを掴んで頼りになる先輩になりましょう!

EDITOR 中馬さりの

ライター・編集者

旅暮らしするフリーライター。1992年、東京生まれ。高校在学中にライター業を開始。文化女子大学服装学部を卒業後はアパレルメーカーで広報を経験。2016年からフリーライターとして活動を開始。多数のメディアへの寄稿、編集業務を担当中。